A rendezvényszervezés tipikusan olyan munkakör, melyben egy pillanatra sem unatkozik az ember. Függetlenül attól, hogy jellegét tekintve gyakran hasonló eseményeket szerveznek, az egyes részletekben jelentős eltérések mutatkozhatnak például egy esküvő esetében. Ebből adódóan a rendezvényszervezés nem az a szakma, ahol attól kellene tartania az embernek, hogy munkája monotonná válna. A következőkben bemutatjuk, hogy pontosan milyen izgalmakat is rejt ez a szakma, vagyis hogy milyen feladatokkal és kihívásokkal kell szembenézniük azoknak, akik ilyen területen vállalnának munkát.
A rendezvényszervezők feladatai
A rendezvényszervezésnek alapvetően három szakasza van: előkészítő szakasz, maga a rendezvény szakasz és a záró szakasz. Az előkészítő szakaszban történik az ügyfél részéről a megkeresés, ennek során kell a rendezvényszervezőnek felmérnie, hogy pontosan mik is az elvárások az eseménnyel kapcsolatban. Ezek megismerését követően a rendezvényszervező ismerteti az egyes elképzelésekkel kapcsolatos megvalósítási lehetőségeket, többek között a helyszínre és a programokra vonatkozóan is. Ha az ügyfél elégedett a felvázoltakkal, megkezdődhet az árajánlat kidolgozása.
Ha az árajánlat az ügyfél részéről jóváhagyásra került, a rendezvényszervező teendői megsokszorozódnak, hisz kezdetét veszik a szervezési folyamatok. Ennek során el kell látogatnia például az esemény helyszínére, hogy megbizonyosodjon az ottani körülmények alkalmasságáról, de emellett gondoskodnia kell a dekorációról, a szakképzett személyzet összeállításáról, a programok lebonyolításának előkészületeiről és adott esetben bizonyos reklám- és marketingtevékenységek megszervezéséről is.
Mindezek tudatában elmondható, hogy az előkészítő szakasz a leghosszadalmasabb és a legtöbb munkát igénylő fázisa a rendezvényszervezésnek. A második szakasz, azaz magának az esemény lebonyolításának időpontja olyan feladatokat foglal magában, mint például a helyszíni szolgáltatások koordinálása, a programok lebonyolítása vagy egyéb technikai és logisztikai jellegű feladatok. Az utolsó, tehát a záró szakaszban – vagy, ha jobban tetszik az utómunkák során – a rendezvényszervező teljes költségvetési elszámolást készít, follow-up leveleket küld ki, ha volt, akkor összegyűjti az összes sajtómegjelenést és elvégez minden olyan teendőt, ami az esemény lezárásához szükséges. Ezen legfontosabb feladatokon túl további, a rendezvényszervezők felelőségeivel kapcsolatos információkért az alábbi cikket is érdemes elolvasni:
https://rendezvenybiblia.hu/a-rendezvenyszervezo-feladatai/
Milyen tulajdonságok tesznek valakit alkalmassá a pályára?
Egyértelmű, hogy a szakmához tartozó egyik legfontosabb tulajdonság a kiváló kommunikációs készség. Egy rendezvényszervezőnek a megbízókkal, partnerekkel és különböző szolgáltatókkal való egyeztetetés során mind-mind szüksége van erre a kvalitásra. További fontos tulajdonsága egy rendezvényszervezőnek a rendszerszemlélet. Tudnia kell, hogy az egyes programoknak miként szükséges követniük egymást ahhoz, hogy az a vendégek, a fellépők és a személyzet számára is ideális legyen. Továbbá számolnia kell azzal, hogy egy eseményen bármikor adódhatnak váratlan helyzetek, melyek azonnali beavatkozást igényelnek. Ily módon az improvizációs képesség is nélkülözhetetlen ebben a pozícióban.
Nem mehetünk el továbbá a kreativitás mellett sem – bár ez a kommunikációs képességekhez hasonlóan talán szintén nem túl nagy meglepetés. Bizonyos időszakokban többek között Győrben is rengeteg esemény kerül megrendezésre, és ahhoz, hogy ezek valóban maradandó élményt nyújtsanak a résztvevők számára, a kreatív szemlélet elengedhetetlen. Végezetül pedig a higgadtságot szükséges megemlítenünk, mint a rendezvényszervezőt jellemző fontos tulajdonságot, hisz a már taglalt váratlan események bekövetkezése, a rengeteg ember koordinálása és úgy összességében a rendezvény megszervezésével járó minden felelősség megköveteli a tisztánlátás és higgadt gondolkodás képességét. Az itt felsorolt legfontosabb kvalitásokon túl, további fontos tulajdonságokért a következő cikket is érdemes megtekinteni:
https://szam.hu/2020/02/11/5-elengedhetetlen-tulajdonsag-mely-a-kivalo-rendezvenyszervezo-ismerve/
Ilyen és ehhez hasonló munkakörökre szóló álláshirdetésekért pedig látogassunk el a https://gyorallas.hu/ főoldalára és tekintsük meg a legfrissebb lehetőségeket.
GyorAllas.hu / N.G.