A munkahelyi időbeosztás rendkívül fontos, hisz amennyiben rosszul csináljuk az mindenképpen befolyásolni fogja az összteljesítményünk megítélését. Ha kicsúszunk a határidőkből, folyamatosan haladékot kérünk vagy esetleg a feltorlódó munkáinkból adódóan meg is feledkezünk bizonyos dolgokról, az egy megbízhatatlan képet fog festeni rólunk, és előbb-utóbb akár az állásunkba is kerülhet. A hatékony időmenedzsment tehát kulcsfontosságú, éppen ezért a következőkben összegyűjtünk néhány jótanácsok, melyek megfogadásával fejlődést érhetünk el ezen a téren. Fontos azonban kihangsúlyozni, hogy nincsennek csodamódszerek és mindenkinél egyaránt beváló jótanácsok, tehát előfordulhat, hogy többet is ki kell próbáljunk ezekből, míg eljutunk a javulást mutató eredményekig.
Priorizálás
A priorizálás az egyik leghatékonyabb eszköze annak, hogy fejlődést érjünk el az időbeosztási képességünk tekintetében. Nem véletlen, hogy a legtöbb, az időmenedzsmenthez kötődő elfogadott és elterjedt módszerek közül a priorizáláson alapul. Az egyik legelterjedtebb eljárásmód az ún. Promodoro technika, aminek lényege, hogy kiválasztjuk az adott napi legfontosabb teendőt, majd annak elvégzését 25 perces blokkokra osztjuk. A 25 perces blokkok között 5 perc szünetet tartunk, és ezt négyszer megismételjük. A negyedik munkaperiódus leteltét követően pedig egy hosszabb, akár 20-30 perces pihenőt is beiktathatunk.
Ha priorizálási technikákról van szó, rengeteg cikkben olvashatunk az Eisenhower-mátrixról is. Ennek során egy mátrixba rendezve négy kategóriára kell osztanunk a teendőinket:
- Fontos és sürgős
- Fontos, de nem sürgős
- Nem fontos, de sürgős
- Nem fontos, nem sürgős
A feladatvégzést egyértelműen az első kategóriával kell kezdenünk, ezek elsőbbséget élveznek minden mással szemben. A második szekcióba azok a feladatok kapnak helyet, melyek a hosszú távú terveket tekintve kapnak kiemelt megkülönböztetést, azaz nem szabad ezekről sem megfeledkeznünk. A harmadik kategória kerül minden, ami kibillent minket a munkavégzésből, azaz a beérkező e-mailek, telefonhívások stb. Amennyire csak lehet próbáljuk ezeket minimalizálni, vagy ha tehetjük, akkor bizonyos feladatokat ruházzunk át az éppen ráérő kollégáinkra. Végezetül pedig egyszerűen csak törüljük azon teendőinket, melyek a nem fontos és nem is sürgős csoportba tartoznak. Ez a két módszer talán a leggyakrabban alkalmazott priorizálási technika, továbbiakról az alábbi cikk szolgálhat információkkal:
https://www.billingo.hu/blog/olvas/idogazdalkodas-modszerek
Tanuljunk meg nemet mondani
Sok munkavállalónak okoz problémát Győrben is, hogy nem tud vagy nem mer nemet mondani a főnökének, esetleg a munkatársainak. Ezt sajnos sokan ki is használják, vagyis könnyen azon kaphatjuk magunkat, hogy feladatok tömkelegét zúdítják a nyakunka, miközben természetesen a pozíciónkhoz tartozó teendőkért is felelősséget kell vállalnunk. A saját érdekünkben meg kell próbálnunk elejét venni ennek, vagyis nyíltan és őszintén megfogalmazni, ha már nem tudjuk több feladat elvégzését elvállalni. Ehhez kapcsolódóan további jótanácsokat az alábbi cikkünkben fogalmaztunk meg:
https://gyorallas.hu/utmutato-allaskeresoknek/1033/nemet-mondani-a-fonoknek-igy-tegyuk
Csoportosítsuk a feladatainkat, de kerüljük a multitaskingot
A munkavégzési rendszerünket tekintve érdemes lehet nem csak a fontossága, de jellege szerint is csoportosítani a teendőinket. Ez alatt azt érjük, hogy például külön időt szánhatunk arra, mikor kifejezetten csak az e-mailek megválaszolásával foglalkozunk, vagy csak a táblázatok szerkesztésével stb. A lényeg, hogy egyfajta letisztult rendszer szerint haladjunk, mivel így sokkal könnyebben átláthatóvá válik, hogy hányadán állunk a munkával.
Azt azonban fontos hozzátenni, hogy a multitaskingot mindenképpen érdemes elkerülnünk. Ugyan idősporoló megoldásnak tűnhet egyszerre több feladatot is végezni, a valóság azt mutatja, hogy ez jelentős mértékben csökkenti a hatékonyságunkat, továbbá megnöveli az esetleges hibák elkövetésének az esélyét. Álljunk tehát ellent a csábításnak, és próbáljunk meg rendszerekben gondolkodni, ugyanis minden más csak kaotikusságot fog eredményezni.
Ha pedig időgazdálkodási technikáinkat egy új munkahelyen kamatoztatnánk, mindenképpen látogassunk el a https://gyorallas.hu/ főoldalára és böngésszünk a legfrissebb állásajánlatok között.
GyorAllas.hu / N.G.