Az e-mail manapság már a vállalati kommunikáció alapvető és nélkülözhetetlen részét képezi. Ügyfelekkel, partnerekkel, kollégákkal és a vezetőséggel egyaránt folyhat digitális formában a kommunikáció, melynek során – akárcsak a személyes interakciók alkalmával – érdemes betartanunk bizonyos szabályokat, vagyis az úgymond etikettet. Ellenkező esetben ugyanis rendkívül rossz képet festhetünk magunkról, vagy akár különböző konfliktusokba is keveredhetünk. Ennek megelőzéseképpen összegyűjtöttük azokat a legfontosabb szabályokat, melyekhez érdemes igazodnunk a mindennapi munkahelyi levelezéseink során.
Az írásos munkahelyi kommunikáció jellegzetességei
Ma már egyértelműen kijelenthető, hogy a szóbeli mellett az írásbeli kommunikáció módjának kialakítására is nagy hangsúlyt fektetnek a vállalatok – nincs ez másként természetesen Győrben sem. Ez nem csoda, hisz a digitális formában történő levelezés a munkahelyi hétköznapi élet szerves részét képezi, sok helyen az sem ritka, hogy egyébként egy légtérben tartózkodó kollégák ily módon cseréljenek információt a közvetlen szóbeli társalgás helyett. Persze ez jelentős mértékben függ a vállalati kultúrától is, azaz nehéz általánosságban megfogalmazni, hogy mikor melyik kommunikációs csatorna az elfogadott. A vállalati kultúra szerepéről egyébként itt írtunk részletesebben:
Az ugyanakkor kétségtelen tény, hogy az e-mailben történő kommunikációnak rengeteg előnye van: dokumentálható, visszakereshető és rugalmasságot biztosító – csak, hogy néhányat említsünk. Mindezek ellenére mégis sok félreértésnek, konfliktusnak, nézeteltérésnek a forrása, mivel az írásos kommunikáció azért mégiscsak sokkal kevésbé személyes, és nem biztos, hogy minden esetben oly módon kifejezni magunkat, ahogy azt szóban tennénk.
Az e-mail etikett néhány alapszabálya
Az előbbiekben felsorolt negatívumok azonban könnyedén elkerülhetőek, ha fokozatosan ügyelünk néhány kimondott vagy kimondatlan alapszabályhoz való alkalmazkodásra. Az első ezek közül, hogy legyen komoly, hivatalos e-mail címünk. Bár való igaz, hogy céges e-mailek esetében annyira nem divat a becenév vagy vicceskedő felhasználónév alkalmazása, azért nem árt felhívnunk a figyelmet arra, hogy amennyiben mégis ilyet használnánk, könnyen előfordulhat, hogy néhány partner nem fog bennünket túl komolyan venni.
Hasonlóan fontos, hogy az elküldött e-mail tárgya mindig röviden, és egyértelműen legyen megfogalmazva. A megszólításra külön ügyeljünk, a „Kedves …,” szinte minden esetben alkalmas lehet, még akkor is, ha egyébként olyannak írunk, akivel előtte még nem kontaktáltunk. Magát a szöveget igényesen formázzuk, hosszabb levél esetén mindenképpen tagoljuk bekezdésekre. A nyelvhasználatra is ügyeljünk, próbáljuk megválogatni a szavainkat, ugyanakkor törekedjünk az egyértelmű megfogalmazásmódra. Ha a szöveg bizonyos részeinek nagyobb hangsúlyt szeretnénk adni (pl. fontos határidő), akkor bátran használjuk a levelezőprogram különböző formázási funkcióit (félkövér, dőlt, aláhúzás stb). Levelünket minden esetben elköszönéssel zárjuk, amit akár automatikussá is tehetünk e-mail aláírás elkészítésével. Az aláírás egyébként az alábbi tényezőket tartalmazhatja: teljes név, munkakör, e-mail cím és egyéb elérhetőségek, weboldal cím, LinkedIn-profil elérhetőség.
Végezetül pedig fontos megjegyeznünk, hogy minden nekünk címzett e-mailre illik válaszolni. Könnyen előfordulhat, hogy bizonyos kéréseknek az adott pillanatban nem tudunk eleget tenni, esetleg a feltett kérdésre még nem tudjuk a választ, vagy csak szimplán nincs időnk a levélben foglaltakkal foglalkozni. Ha előre tudjuk, hogy több napot igénybe fog venni amíg érdemben válaszolni tudunk, akkor érdemes azt jelezni, máskülönben azt gondolják majd, hogy megfeledkeztünk az üzenetről. Ezenkívül nem árt a „válasz mindenkinek” funkcióval csínján bánni, csak akkor használjuk azt, ha az adott válaszunk valóban mindenkire vonatkozik. További, a vállalati e-mailezéssel kapcsolatos jótanácsokért az alábbi cikket is érdemes elolvasni:
https://marketingblogger.hu/email-iras-szabalyai/
Álláskeresőként pedig mindenképpen kövessük nyomon a https://gyorallas.hu/ főoldalát a legújabb nyitott pozíciókért.
GyorAllas.hu / N.G.